Come gestire commesse senza mal di testa

Pubblicato il 1 luglio 2021

Come si chiude felicemente una commessa per un'opera elettrica o idraulica di successo? La risposta è semplice: con una gestione intelligente e centralizzata del progetto, così da ridurre errori di stima e creare relazioni solide con i tuoi clienti.

Con una gestione raffazzonata o improvvista, invece, è facile che il budget venga sforato e che i tempi si allunghino considerevolmente, mettendo in difficoltà tutta la tua impresa.

Cosa possiamo fare allora per mantenere il controllo della gestione di una commessa senza perdere il sonno?

Dai un'occhiata ai nostri suggerimenti per una gestione efficace dei progetti.

Imposta un approccio standardizzato alla gestione

Il fatto che i lavori spesso siano molto differenti, fluidi e complessi fa pensare che l’improvvisazione e la capacità di adattamento siano caratteristiche fondamentali per la gestione efficace delle commesse. Al contrario, un approccio standardizzato alla gestione delle commesse offre numerosi vantaggi.

Come tutti sappiamo, le commesse per elettricisti o idraulici alcune volte vedono le loro dimensioni crescere in ampiezza e complessità degli obiettivi; utilizzare un metodo di lavoro studiato e standardizzato può aiutare a reagire a questi mutamenti.

Un approccio standardizzato ti permette di affrontare scadenze brevi e molteplici commesse calendarizzate nello stesso periodo, come qualsiasi altro problema che possa spuntare durante il lavoro quotidiano, con più serenità e sicurezza.

Un approccio omologato alla gestione delle commesse significa poter aggiornare in tempo reale il progetto e maggior rispetto sia delle scadenze sia dei budget a lungo termine.

Per gestire le commesse in un modo standardizzato, puoi avere bisogno di cambiare il software gestionale, i processi interni, la formazione del team o una combinazione di tutti e tre.

Adottare un software di gestione del progetto

L'utilizzo di software gestionale, in particolare quelli basati su tecnologie in cloud, può aiutare elettricisti o idraulici ad accedere e gestire facilmente i dettagli del cliente, le commesse, gli interventi e praticamente qualsiasi altra cosa sia importante per l’impresa. Un buon software dovrà essere accessibile da cellulare o tablet, oltre ad essere pensato per assicurare che tutti i dipendenti, sia in cantiere sia in ufficio, siano sempre essere sulla stessa lunghezza d’onda. 

Quante volte i tuoi operatori si sono trovati in cantiere senza sapere cosa rispondere alle domande del cliente sullo stato di avanzamento del progetto? L'accesso diretto da qualsiasi dispositivo di questo tipo di informazioni aiuta il tuo team a fornire risposte affidabili e a creare fiducia con il cliente.

Gestart è un esempio di software gestionale utile a gestire commesse in maniera intelligente. Sebbene i software gestionali in cloud abbiano un costo annuale, se usati bene, possono portare risultati concreti in pochissimo tempo. 

Alcuni dei vantaggi di avere un software gestionale come Gestart:

  • mantiene aggiornati i dipendenti e permette di organizzare il lavoro giornaliero anche in remoto;

  • traccia i costi in tempo reale delle commesse e le marginalità;

  • crea commesse e interventi in pochi minuti;

  • produce tutta la documentazione, come i fogli di intervento, scaricabili e archiviabili.

Tieni traccia dei tuoi progetti dall'inizio alla fine

Una cattiva gestione di una commessa spesso si traduce in dettagli mancanti o dimenticati durante le lavorazioni. Esistono alcuni metodi per mitigare questi problemi che vedremo qui sotto.

Aggiorna quotidianamente un diario di commessa

Mantenere un diario di lavoro quotidiano è una pratica comune fra molte imprese di elettricisti e idraulici, specialmente per chi lavora su appalti di dimensioni medio-grandi. Questi diari possono assumere la forma di veri e propri libricini fisici, oppure utilizzare software o app ad hoc per prendere note.

All'interno del tuo diario puoi tenere traccia di ciò che è stato realizzato ogni giorno, così potrai stimare efficacemente progetti simili nel futuro e cogliere subito eventuali problemi oggi. Gestart offre la possibilità di annotare il diario quotidiano direttamente nelle commesse nell’apposito spazio.

Annota tutte le modifiche al progetto

Un altro problema comune nei progetti elettrici è quando le modifiche non vengono tracciate. Questo può creare un effetto valanga: qualcuno non si rende conto che un particolare componente è stato modificato e che, quindi, anche altre materiali devono essere cambiati.

Tutte le eventuali modifiche, inclusi i dettagli forniti dal cliente o dal responsabile di commessa, devono essere documentate, sia quando richieste sia quando confermate.

È facile provare a fare affidamento solo sulla memoria, ma le note mentali non sono affidabili per commesse complesse con tante parti in movimento.

Non programmare alla giornata

Programmare una commessa a grandi linee, per poi aggiornarsi ogni mattina sulle attività e gli interventi nel particolare, è la ricetta perfetta per erodere le marginalità e creare disservizi al cliente finale.

Un calendario condiviso con tutti gli interventi nel dettaglio, con informazioni più granulari come gli operatori assegnati, i materiali e le attrezzature utilizzate, aiuta a snellire le riunioni di produzione e permette agli operatori di organizzarsi le ore con più serenità e all’amministrazione di avere un’idea sempre chiara dell’impegno della forza lavoro ogni settimana. 

Esistono molti template stampabili dei calendari, ma Gestart offre questa funzionalità come parte integrante del gestionale in cloud.

Migliora il tuo flusso di comunicazione attraverso il progetto

Una buona comunicazione è un elemento essenziale in ogni fase di un progetto elettrico o idraulico. Alcune volte gli operatori, e non solo, pensano che per portare a casa una commessa senza problemi serve solo olio di gomito e zero distrazioni.

Invece la comunicazione gioca un ruolo importante sia all’interno del team, sia all’esterno, specialmente col cliente.Secondo uno studio dello Human Dynamics Laboratory del MIT, la comunicazione è il predittore numero uno per il successo di un progetto sopra tutte le altre variabili, compresi l’esperienza, il grado di istruzione e il tempo disponibile. 

Si tratta di una cosa molto importante: un cliente felice è un cliente che ritorna, e chiunque abbia lavorato per un po’ sa com’è difficile trovare nuovi clienti rispetto a mantenere una buona relazione con quelli già nel proprio archivio.

. Creare linee di comunicazione nelle prime fasi della commessa è fondamentale. Dovrai decidere:

  • la procedura corretta per comunicare i problemi, tramite telefono, e-mail o all'interno di uno strumento di gestione della commessa come Gestart;

  • chi sono i contatti giusti per qualsiasi problema e come preferiscono essere contattati;

  • quali parti interessate devono essere tenute al corrente e come: non tutti vorranno essere inseriti in copia in ogni e-mail.

Chiaramente automatizzare parte delle comunicazioni ti aiuta a non sprecare tempo con troppi messaggi; sistemi come Gestart ti permettono per questo di mandare i fogli di intervento ai clienti la sera stessa, così come i reminder di interventi programmati.

In conclusione

Questi sono solo alcuni suggerimenti che aiutano a gestire una commessa elettrica o idraulica in modo efficace. Possono sembrare consigli di buon senso, anche banali, ma è sorprendente quanto in realtà vengano spesso disattesi per pigrizia o faciloneria.

Ricapitolando: comunica bene e nei canali giusti, pianifica in anticipo, mantieni tutti aggiornati sull’andamento delle commesse e utilizza un metodo di lavoro standard e chiaro a tutti. Così facendo avrai un team felice e motivato e clienti che lavorano volentieri con te.

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