Come gestire con intelligenza le ferie dei dipendenti

Pubblicato il 29 settembre 2021

Come ogni autunno, si inizia a riprendere a lavorare con continuità e ci si dimentica sempre del disastro che spesso diventano le ferie di colleghi e dipendenti; ogni anno si promette di farsi trovare preparati per la programmazione delle ferie, eppure finisce sempre con grandi discussioni, confusione e carenze di personale in momenti chiave.

Ogni anno le ferie sono un momento di confusione e difficoltà da gestire per le aziende di tutti i tipi; nel caso di aziende che lavorano nell’impiantistica, questi problemi possono bloccare oppure mandare all’aria comande fondamentali per la salute economica dell'impresa.

Per questo motivo, prima di arrivare alle prossime festività, è importante stabilire un regolamento generale per la richiesta ferie da parte di colleghi e dipendenti.

Per la stesura di questo documento è importante farsi alcune domande, utili per impostare una politica chiara ed equa per tutti. Un regolamento sulle ferie, chiaro e facilmente fruibile a tutti, è il primo passo da fare per evitare grattacapi nella gestione dei giorni liberi per dipendenti e colleghi. Qua di seguito vi riportiamo alcune idee sulla gestione delle vacanze ritagliate sui bisogni di aziende di elettricisti e idraulici.

Assegnare le ferie in base all'ordine di richiesta

“Chi primo arriva, primo alloggia” è una regola ogni tanto un po’ crudele, da parco giochi, ma rimane un principio efficace per la richiesta delle ferie: assicura del resto di poter organizzare con semplicità le ferie in periodi in cui molti dipendenti o colleghi vorrebbero assentarsi da lavoro contemporaneamente senza usare principi meno equi, come l'anzianità di servizio.

Con molti elettricisti o idraulici con figli in età scolastica, ad esempio, è molto probabile che le richieste di ferie si concentreranno nei mesi di vacanza dei figli; alcune volte può far comodo anche all’azienda, che potrebbe avere una flessione significativa del lavoro durante i periodi più caldi, ma altre volte potrebbe essere necessario mettere alcuni limiti e tentare una maggiore rotazione.

Assicuratevi di indicare questa regola fin da subito a colleghi e dipendenti, indicando anche il preavviso massimo possibile per la richiesta delle ferie; qualcuno sarebbe capace di fissare le ferie estive a giugno dell’anno precedente!

Fissare un limite ai dipendenti in ferie contemporaneamente

Per aziende con contratti di assistenza annuali, oppure un carico di lavoro (fortunatamente!) ben distribuito durante tutto l’anno, è impossibile chiudere del tutto per qualche settimana. In questo caso, è buona norma stabilire un limite di persone massimo che può andare in ferie contemporaneamente.

Specificare eventuali “periodi neri”

Per chi lavora molto con clienti stagionali, per esempio chi ha molti contratti per fiere o congressi, esistono periodi in cui prendere le ferie è praticamente impossibile senza creare disservizi ai propri clienti.

Per questo motivo nel regolamento è importante segnalare subito i momenti dell’anno in cui è davvero sconsigliato mancare.

Chiaramente non vi fate prendere dalla paura di rimanere senza personale, rendendo 340 giorni su 365 impossibili da prenotare per le ferie; con una buona organizzazione potrete offrire a colleghi e dipendenti la flessibilità necessaria per godersi i giorni di riposo pagati senza perdere occasioni di lavoro!

Specificare eventuali chiusure obbligatorie

Potrebbe invece essere necessario chiudere per alcune settimane quando il lavoro è completamente fermo, come nelle settimane centrali d’agosto o delle vacanze natalizie.

Anche in questo caso, è importante informare i dipendenti sui giorni precisi in cui l'azienda sarà chiusa per tutti in modo che possano organizzarsi al meglio.

Consigliamo di lasciare fra i cinque e i dieci giorni di ferie libere da vincoli aziendali; ne guadagnerà il morale dei dipendenti senza intaccare in alcun modo la qualità del lavoro offerto. 

Inserire una regola sul preavviso minimo per la richiesta

Prendere ferie all’ultimo può essere un grande problema, perciò impostare una regola per il preavviso minimo aiuta a evitare situazioni spiacevoli per tutti.

Un metodo comunemente utilizzato è quello di richiedere le ferie con un anticipo pari al doppio dei giorni di ferie richiesti; in questo modo, per esempio, due settimane di ferie devono essere richieste un mese prima.

Organizzando il lavoro con un calendario chiaro, come quello di Gestart, in cui gli operatori hanno ben presente gli impegni del mese, i giorni di ferie non dovrebbero essere una sorpresa anche con preavvisi relativamente brevi.

Giustificare i rifiuti delle richieste di ferie

È possibile e anche corretto rifiutare una richiesta di ferie quando necessario, ma è importante essere trasparenti e comunicarne i motivi al diretto interessato.

Come per la richiesta di ferie, il rifiuto deve essere dato con un certo anticipo rispetto alle date selezionate.

Controlla lo stato delle ferie

Un classico incubo è quello di accorgersi che gran parte della forza lavoro ha conservato decine di giorni di ferie inutilizzati; non solo i dipendenti rischiano di affaticarsi senza periodi prolungati di pausa, ma l’azienda potrebbe vedersi costretta a rimborsare migliaia di euro oppure a dover mandare tutti in ferie contemporaneamente.

Controlla sul calendario, possibilmente aggiornato, chi ancora non ha preso abbastanza giorni e cerca di organizzare dei periodi di ferie piacevoli per tutti.

Gestisci le ferie del personale con un calendario digitale

Non esiste modo migliore per capire l’andamento del mese, il carico di lavoro dei dipendenti e lo stato delle commesse di un calendario digitale in cloud come quello offerto da Gestart. Nel calendario, oltre alle commesse, sono presenti i giorni di ferie dei singoli dipendenti, oltre a malattie e permessi orari.

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